【依頼書DL・メールテンプレ】デザインの依頼方法

グラフィックデザインやホームページ、ロゴなどのデザインを依頼するとき、少しだけ知識を入れて工夫することで、依頼主・デザイナー共にとても仕事が進めやすくなります。この記事では、デザイナーに発注するときの基本的なフローの説明を行い、具体的な依頼メールの例文や、どこでも使える便利な依頼書も無料で掲載します。デザイン発注初心者の方もわかりやすいように詳しく解説していきますので、ぜひ最後までお付き合いください。

1. 要件定義をする

制作するものの種類によって細部が多少変わりますが、印刷物でもWEBサイトでもロゴマークでも、基本の流れは同じです。

まず依頼をする前に、あなた（依頼主）が「何をつくりたいか、それは何のためのものか、どんな結果になってほしいか」を整理して、他者から見てもわかるようにまとめます（IT業界の用語で「要件定義」と言いますが、デザイン制作でも似た考え方をします）。

例えば同じ「新商品を紹介するための営業資料」を作る場合でも、いろいろな要件があります。

	パターンA	パターンB	パターンC
何をつくりたいか	A4両面チラシ	A3二つ折りリーフレット	A4三つ折りリーフレット
それは何のためのものか	新商品のPRで、営業マンが営業先に持参して顧客に説明するため	新商品の発表に合わせて展示会に出展する。ブースに訪れて商談をした見込み顧客に渡すため	新商品情報をVIP顧客に封書でお知らせするため
どんな結果になってほしいか	これまでに取引のなかった会社を開拓して、新規取引を増やしたい	帰社してから検討してもらい、問い合わせから単価の高い顧客になってほしい	VIPのお客様の心が満たされ、会社のファンであり続けてほしい

上の表にあるような「発注先のデザイナーは知らない情報・背景」や「貴社の状況に由来する事情」は、できるだけ詳しく具体的に共有しましょう。

逆に、以下のような本来デザイナーが考えるべき要素は、あまり細かく指定しすぎると、かえって制作に支障が出ます。

• 色や形の指定（赤色が好きなので使ってほしい、丸いイメージです、など）
• 体裁の指定（高級感が出そうなので厚い紙のパンフレットがいい、など）
• レイアウトの指定　※すでにフォーマットがある場合は除く
• フォントの指定

どうしても入れたいこだわり要素がある場合、それをあらかじめ伝えておくのは、後々の感情（その成果物を使い続ける上での、依頼主の情緒的満足）を考えると、必ずしも悪いことではありません。

ただ、デザイナーを遠隔で操縦するような指示（ここは赤色にして、もっと右に寄せて、など）をしてしまうと、デザイナーは「このお客さんは、最初から全部指示通りにするほうがスムーズだ」と感じて、自由な発想を提供することをやめてしまいます。よって、具体的すぎる指示は控えたほうがよいです。

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次に、依頼したいデザイナーや制作会社に連絡をします。メール本文にも簡単な説明を書きつつ、要件定義や参考資料も一緒に送れるとベストです。

「依頼書」テンプレートを無料ダウンロード

要件をあらかじめ整理できるようにした「依頼書」を作成しました。登録なしで無料ダウンロードできますので、自由にご活用ください。弊事務所のロゴ等も入っていませんので、他社さんへの問い合わせ時にご利用いただいてもOKです。

「依頼メール」例文・テンプレート（コピペOK）

依頼時のメール例文を掲載します。ご自由に使っていただいて構いません。
例文1・例文2は、内容の詳細度や雰囲気を詳しく示すため、あえて具体的に書いています。
メールテンプレートは、内容を当てこんで書けるようになっています。適宜書きかえてご利用ください。

依頼メールの例文1

メールタイトル：イベント出展用デザイン制作のお願い（株式会社〇〇・氏名）

〇〇株式会社
ご担当者様

初めてご連絡いたします。
株式会社〇〇の、〇〇と申します。

〇〇市主催の「××イベント」に出展するにあたって、
ブースやパンフレットのデザイン制作を依頼したく、ご連絡差し上げました。

大まかな依頼内容としては、以下の通りです。

・ブースの壁のデザイン（サイズは添付の出展資料をご確認ください）
・A1サイズの告知用ポスター
・A4サイズの宣伝用両面チラシ
・会社紹介パンフレット（ページ数は相談したいです）

イベントの開催は〇月〇日〜〇日となりますので、そこに向けて制作していきます。
弊社の予算としては〇〇万円を希望ですが、正直制作費がどれぐらいになるのか想像がついていないので、そこは貴社のご提示価格と合わせて調整したいと思っています。

つきましては一度、対面でもビデオ会議でも良いのでお打ち合わせをお願いしたいです。
弊社の対応可能スケジュールは以下の通りです。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
〇月〇日　00時〜00時
〇月〇日　00時〜00時
〇月〇日　00時〜00時
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

ご参考までに、以下は弊社のホームページになります。
https://~~~~~~~~~~~.com

こちらは「××イベント」のサイトです。
https://~~~~~~~~~~~.com

以上、お手数ですがご確認の程、よろしくお願いいたします。

（資料があれば添付）

依頼メールの例文2

メールタイトル：採用パンフレットの制作依頼について（株式会社〇〇・氏名）

〇〇株式会社
ご担当者様

初めてご連絡させていただきます。
私、株式会社〇〇・××部の、〇〇と申します。
デザインの新規制作を依頼したく、メールを差し上げました。
概要は以下の通りです。

■やりたいこと
採用活動で使用する資料を改善したいと考えております。
これまでは自社でパワーポイント等を使い、なんとか作っていたのですが、
会社規模もそれなりになってきたため、きちんとしたものを作りたいという背景です。
一応、現状のパンフレット画像を添付させていただきます。

■スケジュール
採用活動が活発になってくる9月くらいに間に合わせたいですが、
内容によっては多少ずれこんでも大丈夫です。

■現状
内容の検討を部内で始めた段階です。
来週末には大枠が固まる予定でいます。

つきましては、一度お打ち合わせをお願いしたいです。
〇月〇日以降で、候補日をいくつか頂戴できますでしょうか。

以上となります。
ご確認の程、よろしくお願いいたします。

（資料があれば添付）

依頼メールのテンプレート

メールタイトル：（　　　）用（　　　　　）制作のお願い（株式会社〇〇・氏名）

（　　　　　株式会社）
ご担当者様

初めてご連絡させていただきます。
私、（株式会社　　　　　）の、（　　　）と申します。
（　　　　　　　　　）を依頼したく、メールを差し上げました。
概要は以下の通りです。

■やりたいこと
（　　　　　）で使用する（　　　　　）を作りたいと考えております。
（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）のため、
（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）したいという背景です。
現状の（　　　　　　）の画像を添付させていただきます。

現状で予定している依頼内容は、以下の通りです。

・（　　　　　　）のデザイン
・（　　　　　　）のデザイン
・（　　　　　　）のデザイン

■スケジュール
（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）ので、
（　　）月（　　）日の完了を目指して進めたいと思っています。

つきましては、（　対面で・オンラインで　）一度お打ち合わせをお願いしたいです。
（　　）月（　　）日以降で、候補日をいくつか頂戴できますでしょうか。

以上となります。
ご確認の程、よろしくお願いいたします。

（資料があれば添付）

2. 条件をすり合わせる

メールを送ったら、制作側から返事が返ってきます。

ここで対面なりオンラインなりで打ち合わせを行い、依頼主から具体的な案件内容を聞き取ります。この聞き取り内容に応じて、内容・予算・スケジュールをすり合わせていきます。

デザイン制作の予算

予算や相場については、取材の有無や仕様によって作業人員数や加工料金が大幅に変わるため、詳しくお話を聞かないと見積もりが出せないというのが実情です。また会社によっても非常に幅があります。安いけど良いものを作ってくれる会社もありますし、高いのに微妙なところもあるし、高いがクオリティが抜群に良い場合もあります。また、有名デザイナーの指名（そのデザイナーが作ったことで話題性が出る）となれば別次元の話になってきます。

そんなわけで、発注側の予算と受注側の見積もりをすり合わせます。（宣伝広告費にいくらでも出せるような超大企業はどういう計算になるのか分かりませんが…）

かなりざっくりした参考用ですが、桁の確認用としての相場を書いておきます。

制作物	料金変動要素	料金の桁
チラシやリーフレット、パンフレットなど、ページ数の少ない印刷物	ページ数、サイズ、印刷色、折りや箔押し等の加工、部数、紙質、綴じ方、新聞折込・ポスティング・封緘等の配布形式、取材・撮影、文章作成、翻訳、イラスト、納品データ形式など	数万円〜百万円
冊子（数十ページ〜数百ページ）	同上	数十万円〜数百万円
WEBサイト	システム連携・開発・CMSやEC構築、動きや音楽の有無、ページ数、取材・撮影・動画編集、文章作成、翻訳、イラスト、テンプレート使用可否、ノーコードツール使用可否、サーバー＆ドメインの契約形態、更新契約など	数万円〜数百万円〜？？？
展示会出展用ブース	コマ面積＆配置、メイン装飾が壁面orパネルorタペストリーor他、立体装飾、動画放映、取材・撮影・動画編集、文章作成、翻訳、イラスト、搬入搬出作業、MC派遣、施工職人・重機派遣、機材・什器レンタルなど	数十万円〜数千万円

印刷物は仕様が変動しても手元で完結する要素が多いので、極端な幅は出にくいです。展示会などの空間系になると、ブースの規模や派遣する人員・レンタル機材によって相当幅が出てきます（「デザイン料」の割合はかなり低くなってきます）。

WEB系は、一般的な企業サイトを1つ作るのであれば数十万円〜数百万円かと思いますが、社内システムとの統合や会員機能、検索機能などのシステム開発面が大規模になると、料金のほとんどが「デザイン料金」ではなくなるため、予想不可能になってきます（そのような案件はデザイン会社ではなくシステム会社に相談したほうが良いと思います）。

スケジュールの考え方

スケジュールに関しては、数週間〜1ヶ月程度で終わるような仕事や、小規模事業者同士（≒責任者同士で話ができる）の仕事なら、あまり問題は起こりません。しかし、数ヶ月以上にわたる大規模案件や大企業の場合、想像以上に気をつけなければなりません。

というのも、「依頼主の会社では通常、どのくらいの速度で仕事が進むのか？」が、思いのほか重要なのです。決済者が誰で、その責任者に上がるまでに何回稟議を通さなければならず、その会議はどれくらいのペースで開催されるのか？その「待ち時間」があらかじめ組み込まれていなければ、「急いでやっているのに、なぜか全然スケジュール通りに進まない」ということにもなりかねません。

修正はほとんどの場合入るもので、2〜3往復は見ておいた方がよいですから、全体像は以下のようになります。

デザイン会社の作業スピードも重要ですが、チェック側の進行も納品日に大きく影響することがお分かりいただけると思います。また、関係する部署や会社の数が多くなればなるほど「待ち」の数時間・数日が積み重なって、じわじわと後ろ倒しになっていきます。なので案件規模が大きくなるほどバッファーが必要となります（理想的には）。

それなりに経験のある制作会社であれば、このあたりの時間感覚が体験からある程度は推測できますので、そこそこ安全度の高いスケジュールが出てくるはずです。それを見て「フィードバックが3営業日で計算されているけど、うちでは最低1週間かかるぞ」など、制作会社側からは見えない部分に気付いてあげることが、スケジュールを考える段階での発注側の仕事です。

3. 制作をする

制作に必要な資料

「何を、いつまでに、いくらで作るか」が決まったら、しばらくは制作側のターン…になる前に、制作に必要な資料を送る必要があります。ライターとカメラマンにゼロから取材・撮影してもらう場合以外は、原稿（文章）や掲載写真が必要なはずです。

取材が特になく、一般的な案件の場合に、あらかじめ用意しておくとスムーズな資料を記載します。
もちろん全てではなく、載せる必要があるものだけを送っていただければ大丈夫です。

2.の条件すり合わせ段階で「今ある資料から抜粋・リライトすれば、新しい原稿はほとんど不要ですね」とか「このご予算なら取材もできるので、ここで写真を刷新しましょうか」といった展開もありえます。そのため、資料の準備は打ち合わせ後にまとめて行うほうが効率が良いでしょう。

原稿テキストに関しては、コピー＆ペーストができるデータで、段落分けがされていれば問題ありません。WordやGoogleドキュメントでもいいですし、プレーンテキストでも大丈夫です。

画像の品質について

画像については、なるべく高画質のものが望ましいです。高画質とは具体的にどれくらいかというと…

画質が足りていれば基本的には作れるのですが、もし余裕があれば以下の点にも気をつけていただけると、デザインの幅が広がります。

• 被写体の周囲に背景が広めに映っている写真だと、デザイン上使いやすいです
  • 被写体と余白の位置をトリミングで調整できるため
• 撮影した写真は加工せずにお送りください
  • 加工回数を重ねるほど、写真が粗くなっていくため

制作開始後の流れ

必要な資料が揃ったら、制作がスタートします。
そこから先の流れは、以下のようになります。

①制作側から送られてきたデザイン案に対し、修正があればコメントをつけて返信

※文面ではわかりにくい修正箇所の場合、以下のような方法で伝えましょう。

• プリントした紙に赤ペンで指示を書き、それを撮影orスキャンして送る
• データをPowerPoint等に貼り付けて、赤枠や赤字で指示を書く

②その修正指示を反映したデザインが、再度送られてくる

③これを数回繰り返して、完成だと思ったら「校了です」と連絡する＝完成

「校了（こうりょう）」とは「もう修正箇所はありません、完成としてください」という意味です。
逆に「ここだけ直したら、完成としてください」は「責了（せきりょう：責任校了の略）」といいます。よほど時間がない場合を除き、基本的にはお客さまからの「校了」が必要です。

4. 納品

デザインが完成したら、納品に進みます。

納品形態には、以下のようなパターンがあります。

上記の他にも、契約形態、使用方法によっていろいろな形で納品が行われます。

画像データやログイン情報のみを納品する場合、そこまで時間はかかりませんが、印刷する場合はいくつかの段階を踏む必要があります。

印刷用の入稿データを指定に合わせて作ったり、印刷会社への手配や指示をしたり、配送先の詳しい情報を確認したりします。このあたりの作業は基本的に制作会社が行いますが、「いつも贔屓にしている会社があるので、依頼主から入稿したい」といった場合は、柔軟に対応できるはずです。

5. アフターフォロー

WEBサイトや会社案内パンフレットに載っている「従業員数」や「沿革」「役員の名前・写真」などは、更新されることがあります。そういう場合、全体のデザインは変えずに一部の文字だけを更新することが多いです。

文字数が増減するぶん行間や余白を調整することもありますが、たいていは数千円〜数万円の作業賃で快く対応してもらえます（印刷費は別途）。

たまに「微修正ができないと困るので、著作権は譲渡してもらいましょう」といった話も目にしますが、著作権譲渡や元データの納品となると数倍〜数十倍の著作権譲渡料が上乗せされます。著作権に関して本記事での詳しい解説はしませんが、微修正のためだけに譲渡してもらうのはかなり大袈裟で、都度で修正依頼を出すほうがずっと経済的です。

なお、短期的に使われる「キャンペーンチラシ」や、基本的に不変の「ロゴマーク」などには、アフターサービスがあまり必要ないでしょう。

まとめ

ここまでデザインを依頼する方法について解説をしました。

いろいろと書きましたが、すべての工程で必要なことは「分からない点があれば、相手に聞いてみる」「依頼主と制作会社（デザイナー）の双方で協力して進める」です。他のビジネスと同じように、デザイン制作にも基本的なマナーや信頼関係が必要です。

最後まで読んでいただきありがとうございました。この記事が、デザインの発注に慣れていない方や、スムーズに制作を進めたい依頼主様のお役に立てば幸いです。